Dicas para deixar a mesa de seu escritório organizada

O local de trabalho é como nossa segunda casa, pois é onde passamos a maior parte do dia. Mantê-lo organizado é fundamental não somente por uma questão estética, mas para aproveitarmos melhor nosso tempo e aumentarmos a produtividade. Já percebeu como é difícil realizar uma tarefa com eficiência em uma mesa bagunçada? Além de bloquear a criatividade, a desorganização resulta em frustração, queda do rendimento e aumento do estresse.

Algumas dicas para você otimizar seu tempo e sua produtividade:

1. Uma vez por semana faça uma faxina em sua mesa, arquive todos os seus papéis categorizando e organizando em pastas. Jogue os papéis inúteis no lixo.
   Comece pela limpeza. Retire tudo de cima da mesa e capriche para que fique com aparência de nova. Em seguida, dedique-se aos papéis: separe os que são importantes dos que podem ir para o lixo. Separe então aqueles que você salvou da fogueira em ativos e inativos, por ordem de prioridade ou assunto em pastas devidamente etiquetadas. Você pode também organizá-las por cores. Arquive! E evite empilhar papéis novamente.
2. Não faça de sua gaveta arquivo fixo. Evite guardar jornais, revistas e catálogos que não dizem respeito a seu trabalho.
   Mantenha um cesto de lixo próximo à sua mesa, assim você evita acumular papéis inúteis novamente. Também pode doar as revistas para quem não leu.
3. Tenha sempre um bloco de papel sobre a mesa, de preferência próximo ao telefone.
   Coloque o telefone do lado oposto àquele que você escreve e mantenha o bloco de notas e a agenda por perto, assim poderá escrever enquanto fala ao telefone.
4. Canetas (que funcionem) e lápis (inteiros) devem estar em suportes adequados, ou improvise com uma caneca sem uso (ajuda na decoração).
   Mantenha sobre a mesa apenas o que você realmente usa e livre-se daquilo que você sabe que não vai funcionar.
5. Se houver alguma gaveta disponível, acomode seus materiais de escritório.
   Você pode usar separadores no interior das gavetas para manter tudo organizado no lugar certo. Utilize um espaço também para acondicionar suas coisas de bolso, suas chaves, celular, carregadores, mp3, fones de ouvido, etc.
6. Tenha prateleiras para itens que não usa o tempo inteiro (livros, revistas, vídeos, etc.).
   As prateleiras são práticas e evitam que tudo fique sobre a mesa. Utilize o princípio da proximidade de acordo com a frequência de uso. Facilite o acesso de materiais e documentos que você usa com maior frequência. Isso ajudará a manter a prateleira organizada.
7. Crie uma caixa de entrada e saída (escaninho) sobre a mesa.
   Importantíssimo para evitar que a papelada se acumule novamente! Gerencie os papéis assim que chegam às suas mãos: livre-se do lixo imediatamente, evite o acúmulo. Separe os papéis que precisam de sua atenção dos que devem ser arquivados. Date as correspondências que receber. Crie uma rotina de revisão do conteúdo da caixa diariamente e procure esvaziá-la até o fim do dia. Procure realizar uma tarefa de cada vez, priorizando-as por ordem de urgência e só inicie uma nova tarefa após finalizar a que foi começada.
8. Para evitar o acúmulo de papéis, digitalize seus documentos.
   Você ganha em espaço físico e praticidade, mas nunca se esqueça de periodicamente fazer cópias de segurança num pen drive ou em CDs. E, claro, mantenha os documentos organizados no computador, separe-os em pastas de acordo com o assunto de modo que você consiga acessá-los com facilidade.
9. Guarde tudo em organizadores de escritórios, como separadores de arquivos e caixas plásticas. Use esses acessórios para guardar pastas, cartas e CDs.
   Os arquivos inativos, ou arquivo morto, podem ser colocados em caixas, separados em pastas devidamente etiquetadas de acordo com o assunto e guardados em uma estante ou armário. Aproveite um canto do armário que você quase não usa pra guardar manuais de computador, disquetes e CD-ROM. Se puder, use apoios laterais para livrar sua mesa do excesso de eletrônicos. Impressoras, scanners, roteadores e o próprio excesso de fios causam poluição visual e atrapalham a criatividade. Use um Cable Box, passa cabo ou mesmo velcro para manter os fios escondidos, ou invista em aparelhos wireless (sem fios).
10. Faça de seu ambiente de trabalho um local agradável, tenha um objeto de decoração e algumas plantas. E mantenha-o sempre limpo e organizado
    Separe 10 minutos do seu dia para manter tudo arrumado em seu devido lugar e procure manter as coisas organizadas conforme aparecem. Pode não parecer muito, mas se fizer todos os dias, as coisas fluirão na direção certa pra você. Não caia na armadilha do “não tenho tempo pra isso”, você verá que trabalhar num ambiente organizado contribuirá positivamente para uma melhor qualidade de vida, redução de estresse, maior produtividade em menor tempo! Então, mãos à obra!

Manter um ambiente bem organizado não requer tanto esforço, e garante mais tempo para viver sua vida!

Eliete Teixeira - Personal Organizer (matéria publicada no site IBTF Online)

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"texto de Eliete Teixeira, Personal Organizer. www.organize-se.com"